Functionaliteiten

Functionaliteiten algemeen:

Algemeen:

Binnen uw organisatie werkt u volgens één of meerdere van de volgens schema’s, te weten: ISO 9001, HACCP, VCA, ISO 14000 of anders. Uw handboek, de procedures en de werkinstructies zijn allemaal keurig opgeslagen op uw server en voor iedereen die deze nodig heeft terug te vinden. Maar voor het bijhouden van de verschillende al dan niet verplichte registraties moet u nog steeds terugvallen op een groot aantal mappen. Dit betekent enerzijds veel werk en anderzijds vermindert dit de toegankelijkheid van de verschillende gegevens.

Op basis van onze ervaring met het ontwikkelen en implementeren van verschillende zorgsystemen hebben wij een internetapplicatie ontwikkeld. Deze applicatie maakt het mogelijk dat u al uw registraties in één systeem kunt aanmaken, opslaan, beheren en analyseren.

Door ISO Manager te gebruiken wordt het uitvoeren, beheren en opvolgen van de acties in relatie tot (kwaliteits)verbetering duidelijker, eenvoudiger en overzichtelijker. De administratieve druk zoals die vaak wordt ervaren neemt voor een groot deel af !

Let wel, ISO-Manager is geen elektronisch handboek! Het is wel mogelijk om vanuit de applicatie alle documenten elektronisch te beheren. Het grote voordeel is dat er gewerkt kan worden in de bedrijfseigen software zoals bijvoorbeeld MS Word, Excel of Visio voor het opzetten van procedures of werkinstructies en dat deze centraal kunnen worden beheerd met ISO-Manager.

ISO-Manager bestaat uit  de volgende onderdelen:

1. KMS, in deze module van ISO-Manager zijn de volgende functionaliteiten opgenomen:

A: Overleg: Biedt de mogelijkheid om op verschillende niveaus overleg te plannen, deelnemers uit te nodigen, uniforme verslagen te maken en actiepunten op te stellen en te bewaken. Tevens bestaat de mogelijkheid om documenten in welke vorm dan ook toe te voegen aan het verslag toe te voegen. De uitnodigingen worden ook verstuurd via een e-mail, zodat alle genodigden op de hoogte zijn van de vergaderdatum.

B: Directiebeoordeling: Voor het opstellen definiëren en opvolgen van doelstelling. Ook wordt er een eenvoudige analyse gemaakt, die gebruikt kan worden in de rapportage aan de certificerende instantie.

C: Interne audits: Voor het plannen, het informeren van de auditoren, het  voorbereiden, het vastleggen van de resultaten en het opstellen, distribueren en bewaken van afwijkingsrapporten (RTV’s).

D: Gereedschappen: Om gereedschappen, uitrusting, veiligheidsmiddelen en dergelijke te bewaken voor wat betreft  keuringen, kalibratie (ijking) en reparatie.

E: Wagenpark: Voor het beheren en bewaken van het eigen wagenpark als het gaat om APK datums en de kosten van onderhoud en reparatie.

F: Documentbeheer: Voor het optimaal beheren van documenten in de vorm van formulieren, procedures, instructies, contracten e.d.

G: Leveranciersbeoordeling: Geeft u de mogelijkheid om alle geregistreerde leveranciers periodiek te beoordelen, door het toepassen van een op de leverancier afgestemde set beoordelingscriteria. Deze criteria kunnen naar eigen inzicht worden gedefinieerd via het onderdeel configuratie en ondergebracht in de set van criteria die voor de leverancier van toepassing zijn.

2. Registratie ter verbetering (RTV): Dit is de omschrijving voor het registreren, distribueren, opvolgen, bewaken en analyseren van klachten, afwijkingen (NCR’s) en alle andere aspecten, waarvan de organisatie vindt dat er een gestructureerde oplossing gevonden  moet worden.

3. Relaties: Dit is een complete relatiebeheertool om de gegevens van  leveranciers en afnemers te bewaken zoals die gebruikt worden in de verschillende onderdelen van het systeem, bijvoorbeeld de module registratie ter verbetering of de leveranciersbeoordeling.

4. Medewerkers: Voor het beheer (inclusief het bewaken van vervaldata van onder andere contracten en certificaten) van de complete personeelsgegevens te weten: opleidingen, verlof, verzuim en het registreren van bijvoorbeeld functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Belangrijk onderdeel van de module medewerkers is het instellen van de rechten voor het gebruik van ISO-Manager van de individuele medewerker. Hiermee wordt u in staat gesteld om per medewerker te bepalen tot welke onderdelen hij of zij toegang heeft met daaraan gekoppeld het gewenste autorisatieniveau.

5. Procesbeheersing: Dit onderdeel van het programma is gericht op het registreren en analyseren van tussentijdse- en eindcontroles in operationele werkomgevingen zoals onderhoudswerkplaatsen en productiebedrijven en het vastleggen en opvolgen van procesfouten in de vorm van herhaalbezoeken (rework).

6. Rapportage: Voor het genereren van overzichten en het maken van analyses die betrekking hebben op bijvoorbeeld klachten, herhaalbezoeken of leveranciers.

7. Actiemelder: Om in- en overzicht te behouden in de voortgang van de openstaande acties is er een actiemelder beschikbaar. De actiemelder is op naam en stuurt desgewenst e-mails uit om de betrokkene op de hoogte te stellen van de gemelde actie.

8. Configuratie: Om ISO-Manager naar uw eigen behoefte of omstandigheden in te richten! Zo kan met dit onderdeel van het programma de auditvragen worden voorbereid, de testprogramma’s voor het uitvoeren van tussentijdse en eindcontroles worden bepaald, het vaststellen van de verschillende agenda’s ten behoeve van het overleg, het definiëren van (sub)-oorzaken van afwijkingen en het opstellen van criteria voor het uitvoeren van leveranciersbeoordelingen.

Helpfunctie: Vanzelfsprekend beschikt ISO-Manager over een  uitgebreide helpfunctie. Van ieder onderwerp is een korte instructiefilm aanwezig waarmee u stap voor stap door de verschillende handelingen wordt geleid.

Locatie; In geval er sprake is van meerdere locaties kan men er ook voor kiezen om de module locatie afhankelijkheid te gaan gebruiken. Met het toepassen van deze module heeft een geautoriseerde medewerker uitsluitend toegang tot informatie die betrekking heeft op de locatie waar hij/zij werkzaam is.


 

© 2013 ISO-Manager® - CORBO Support B.V. CORBO Support B.V.